Privatlivspolitik

1. Introduktion

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger og beskytter dine personoplysninger, når du bruger vores website. Vi er forpligtet til at sikre fortroligheden og sikkerheden af dine personoplysninger i overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) og anden gældende databeskyttelseslovgivning.

2. Dataansvarlig

Vi er inciro K/S, beliggende i Danmark. Som dataansvarlig er vi ansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger.

3. Personoplysninger vi indsamler

Vi indsamler personoplysninger tre steder på vores website: kontaktformularen, tilmeldingsformularen til kundeoprettelse og inciro AI. Hvert af de tre steder er beskrevet nærmere længere nede på siden.

4. Hvordan vi bruger dine personoplysninger

Oplysninger fra kontaktformularen bruger vi udelukkende til at:

• Besvare dine forespørgsler og din kommunikation med os
• Vedligeholde optegnelser over vores kommunikation

Retsgrundlaget for denne behandling er dit samtykke (Artikel 6(1)(a)) kombineret med vores legitime interesse i at besvare henvendelser (Artikel 6(1)(f)). Retsgrundlaget for tilmeldingsformularen til kundeoprettelse og for inciro AI er beskrevet i deres egne afsnit nedenfor, fordi formålene er forskellige.

5. Dataopbevaring

Henvendelser via kontaktformularen, der ikke fører til et kundeforhold, opbevarer vi i 12 måneder. Fører henvendelsen til et kundeforhold, opbevarer vi den i 5 år i henhold til bogføringsloven. Indsendelser via tilmeldingsformularen til kundeoprettelse opbevarer vi ligeledes i 5 år efter samme regel. Du har til enhver tid ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger, dog med de begrænsninger bogføringslovens opbevaringspligt sætter.

6. inciro AI

Når du bruger inciro AI, sender vi din beskedtekst til Cloudflare Workers AI for at generere et svar. Dine svar gemmes ikke: beskedteksten skrives ikke til nogen database eller lagring hos os.

Det, vi gemmer, er en SHA-256-hash af din IP-adresse samt numeriske tællere til hastighedsbegrænsning, i Cloudflare Workers KV i højst 48 timer. Din rå IP-adresse gemmes aldrig. En hashet identifikator, der kan bruges til at genkende en bruger, er stadig en personoplysning efter GDPR, og vi oplyser den derfor eksplicit i stedet for at udelade den.

Retsgrundlaget er Artikel 6(1)(f), legitime interesser: at drive og sikre et gratis rådgivningsværktøj, du selv har valgt at bruge, herunder at forebygge misbrug. Der kræves ikke samtykke eller et cookiebanner til dette.

7. Kundeoprettelse

Når du udfylder tilmeldingsformularen til kundeoprettelse, indsamler vi virksomhedens CVR-nummer, navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mail og fakturamail, den legalt tegningsberettigedes fulde navn, jobtitel, e-mail og telefonnummer, samt eventuelt en daglig kontaktperson med de samme fire felter.

Retsgrundlaget er Artikel 6(1)(b) for de skridt, der tages efter din anmodning forud for en aftale, idet formularen forbereder en rammeaftale, kombineret med Artikel 6(1)(c), retlig forpligtelse, for opbevaring i 5 år under bogføringsloven.

Indsendelsen sendes gennem Brevo og modtages i vores Microsoft 365-miljø, i en teamkanal og en delt postkasse.

8. Kundedata

Når der er indgået en rammeaftale, behandler vi kundedata i følgende systemer:

• Microsoft 365 – vores arbejdsmiljø.
• Visma e-conomic – fakturering og bogføring. Det er hertil, opbevaringsperioden på 5 år ovenfor knytter sig.
• Cloud Factory – en Microsoft cloud indirect provider (distributør) med dansk tilstedeværelse, som vi bruger for kunder, der køber licensabonnementer. Cloud Factory modtager begrænsede kundedata, kun det der er nødvendigt for at tildele Microsoft 365-tjenester.

Alle tre er EU/Danmark-baserede. Se deres respektive privatlivspolitikker for deres aktuelle position.

9. Tredjepartsudbydere

Vi bruger følgende tredjepartsudbydere til at behandle dine data:

10. Cookies

Vi bruger minimale cookies, der er nødvendige for webstedets funktionalitet:

Der bruges ikke sporings- eller marketingcookies på vores website.

11. Dine rettigheder

I henhold til GDPR har du følgende rettigheder:

• Ret til indsigt i dine personoplysninger
• Ret til berigtigelse af unøjagtige personoplysninger
• Ret til sletning ("retten til at blive glemt")
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet
• Ret til at gøre indsigelse mod behandling
• Ret til at trække samtykke tilbage

For at gøre brug af nogen af disse rettigheder kan du kontakte os via kontaktformularen på vores hjemmeside.

12. Datasikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til risikoen, herunder:

• Datakryptering
• Regelmæssige sikkerhedsvurderinger
• Adgangskontrol
• Databehandlere valgt med EU-databeboelse, jf. afsnittet om internationale dataoverførsler

13. Internationale dataoverførsler

inciro driver ingen egne datacentre og vælger databehandlere, der tilbyder EU-databeboelse. Brevo og Microsoft 365 behandler data i EU. Cloudflare driver hjemmesiden på et globalt edge-netværk, så en anmodning kan blive besvaret fra den lokation, der ligger nærmest dig; se Cloudflares egen dokumentation om datalokalisering for detaljer.

14. Ændringer til denne privatlivspolitik

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik løbende. Enhver ændring offentliggøres på denne side med en opdateret revisionsdato.

15. Tilsynsmyndighed

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

• Datatilsynet
• Carl Jacobsens Vej 35
• 2500 Valby, Danmark
• Telefon: +45 33 19 32 00
• E-mail: dt@datatilsynet.dk
• Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

16. Kontakt os

Har du spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores databehandling, er du velkommen til at kontakte os via:

• Kontaktformularen på vores hjemmeside
• Adresse: Borupvang 3, 2750 Ballerup, Danmark

Databeskyttelsesgaranti

inciro driver ingen egne datacentre. Vi vælger i stedet databehandlere, der tilbyder EU-databeboelse: Brevo og Microsoft 365 behandler data i EU, mens Cloudflare driver et globalt edge-netværk og kan besvare en anmodning fra den lokation, der ligger nærmest dig. Denne tilgang understøtter overholdelse af den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Oplysningerne om vores databehandlere bygger på deres egen dokumentation pr. 14. august 2026.