Microsoft-licenser er en af de største tilbagevendende IT-udgifter i mange virksomheder. De bliver også sjældnest gennemgået. Problemet er ikke, at Microsoft 365 er dårlige penge værd. Problemet er, at licensporteføljen ofte er sat op under en migrering, et leverandørskifte eller et presset projekt, og at den derefter fornyes år efter år uden at nogen spørger, om opsætningen stadig passer til virksomheden.
Medarbejdere stopper. Roller ændrer sig. Sikkerhedsbehovet modnes. Nye produkter kommer til. Add-ons bliver testet og glemt. Licensregningen bliver ved med at bevæge sig.
Denne guide hjælper dig med at vurdere, om jeres virksomhed betaler for meget, og hvad en brugbar licensgennemgang bør indeholde.
Fem spørgsmål der afslører overlicensering
Start med disse spørgsmål. Svarer I ja til flere af dem, vil et licensreview sandsynligvis finde spild.
1. Har alle den samme licenstype?
En “ens licens til alle”-politik er nem at administrere, men den passer sjældent til virksomheden. En lagermedarbejder, en økonomimedarbejder, en salgschef og en global administrator har ikke de samme behov.
For mange virksomheder kommer de billigste besparelser fra at segmentere brugerne ordentligt. Nogle har brug for Business Premium eller E5. Andre har måske kun brug for Business Basic, Exchange Online eller en frontline-plan.
2. Har ingen gennemgået licenserne det seneste år?
Har licensporteføljen ikke været gennemgået i 12 måneder, er den sandsynligvis forkert. Personaleomsætning alene skaber spild. Det samme gør omstruktureringer, rolleskift og projektbaserede add-ons.
Et licensreview bør være en tilbagevendende driftsopgave, ikke noget der først sker, når økonomiafdelingen spørger, hvorfor regningen steg.
3. Har mange brugere E5 uden en klar grund?
Microsoft 365 E5 er en stærk plan. Den indeholder avanceret sikkerhed, compliance og analysemuligheder. Den er også dyr, og mange brugere har ikke brug for alle E5-funktionerne.
E5 kan være det rigtige valg til administratorer, sikkerhedsteams, ledelse, regulerede roller og brugere med adgang til særligt følsomme data. E5 til alle er ofte overlicensering, medmindre virksomheden bevidst har truffet en beslutning om sikkerhed og compliance.
4. Har I add-ons, som ingen ejer?
Power BI Pro, Project, Visio, Teams Phone, Defender-add-ons og andre selvstændige licenser starter ofte med et reelt behov. Senere afsluttes projektet, eller teamet skifter værktøj, men abonnementet bliver liggende.
Hver add-on bør have en ejer og en grund. Kan ingen forklare, hvorfor den findes, bør den gennemgås.
5. Taler jeres leverandør kun om fornyelser?
En god Microsoft-partner bør hjælpe jer med at optimere, ikke kun forny. Handler samtalen altid om at forlænge aftalen og aldrig om forbrug, nedgraderingsmuligheder eller porteføljens sammensætning, er incitamenterne måske ikke tilpasset jeres budget.
De hyppigste kilder til spild
Licensspild kommer som regel fra nogle få velkendte mønstre.
Tidligere medarbejdere med aktive licenser
Deaktiverede konti mister ikke altid deres licenser automatisk. Fjerner offboarding-processen ikke licenserne, bliver virksomheden ved med at betale.
I en virksomhed med 150 medarbejdere og normal personaleomsætning kan selv en lille brist i offboardingen skabe et betydeligt årligt spild i kroner. Rettelsen er driftsmæssig: fjern licenstildelingen som en del af offboardingen, og kør en månedlig rapport for deaktiverede brugere med aktive licenser.
Forkert licensniveau til rollen
Det mest udbredte problem er ikke altid den dyreste plan. Det er brugere på en plan, der ikke matcher deres arbejde.
Eksempler:
- Produktionsmedarbejdere med desktop Office-licenser, de aldrig bruger
- Eksterne konsulenter med bredere adgang, end deres opgave kræver
- Delte konti eller servicekonti med brugerlicenser tildelt fejlagtigt
- Lejlighedsvise brugere på fulde Microsoft 365-planer
- Almindelige kontormedarbejdere på E5 uden at bruge E5-funktionerne
Segmentér brugerne efter rolle og forbrug. Match derefter licensniveauet til det reelle behov.
Uudnyttede add-ons
Add-ons er lette at overse, fordi de ligger uden for diskussionen om grundlicensen. Almindelige eksempler:
- Power BI Pro-licenser tildelt brugere, der aldrig publicerer eller deler rapporter
- Project- eller Visio-planer, der er blevet liggende efter et afsluttet projekt
- Teams Phone-licenser tildelt, før telefonien var fuldt udrullet
- Sikkerheds-add-ons, der duplikerer en funktion, der allerede findes i en bredere pakke
Gennemgå både tildeling og forbrug. En licens tildelt en aktiv bruger kan stadig være ubrugt.
Dublerede funktioner
Microsoft 365-pakkerne overlapper med selvstændige produkter og tredjepartsværktøjer. Nogle virksomheder betaler dobbelt for endpoint-beskyttelse, mailsikkerhed, mødeværktøjer, telefonisystemer, eDiscovery eller data loss prevention.
Fjern ikke et tredjepartsprodukt, bare fordi Microsoft inkluderer en tilsvarende funktion. Men undersøg, om overlappet er bevidst. At betale dobbelt kan være rigtigt. At betale dobbelt ved en fejl er spild.
Sådan gennemfører du et licensreview
Et brugbart review kombinerer kommercielle data, teknisk forbrug og forretningskontekst. Licensportaler alene fortæller ikke hele historien.
Trin 1: saml den nuværende licensbaseline
Eksportér tildelte licenser fra Microsoft 365 admin center eller Microsoft Graph. Medtag:
- Brugerens principal name
- Afdeling eller rolle, hvis muligt
- Tildelte licens-SKU’er
- Kontostatus (aktiveret eller deaktiveret)
- Seneste login
- Kilde til gruppebaseret licenstildeling
- Add-ons og selvstændige licenser
Dette skaber det faktuelle udgangspunkt. Uden det bliver licensdiskussioner anekdotiske.
Trin 2: kortlæg licenser til roller
Gruppér brugerne efter arbejdsmønster, ikke kun afdeling. For eksempel:
- Vidensmedarbejdere
- Frontline- eller produktionsmedarbejdere
- Ledelse
- Administratorer
- Konsulenter og midlertidigt personale
- Delte enheder eller kiosker
Definér derefter, hvad hver gruppe reelt har brug for: desktop-apps, postkassestørrelse, Teams, sikkerhedskontroller, enhedsstyring, compliance, analyse eller telefoni.
Trin 3: sammenlign forbrug med tildelt kapacitet
Kig efter huller mellem det, brugerne har, og det, de bruger. Eksempler:
- Brugere med desktop Office-licenser, der kun bruger browser-apps
- E5-brugere, der ikke bruger avancerede sikkerheds- eller compliance-funktioner
- Power BI Pro-brugere, der aldrig publicerer eller deler indhold
- Teams Phone-brugere uden opkaldsaktivitet
- Deaktiverede konti med aktive licenser
Forbrugsdata bør informere beslutningen, ikke træffe den alene. En CFO kan have brug for funktioner kun lejlighedsvis. En sovende administratorkonto kan være bevidst reserveret. Derfor kræver de tekniske data en forretningsmæssig vurdering.
Trin 4: definér ændringer og risici
Nedgradér ikke licenser blindt. For hver foreslået ændring skal I tjekke, hvad brugeren mister. Det er særligt vigtigt for sikkerheds-, compliance- og enhedsstyringsfunktioner.
Flytter I fx en bruger fra Business Premium til Business Standard, kan det fjerne dækningen fra Intune og Defender for Business. Det kan være uacceptabelt, hvis enheden er virksomhedsstyret eller har adgang til følsomme data.
Dokumentér hver ændring med:
- Nuværende licens
- Foreslået licens
- Forventet besparelse
- Konsekvens for funktioner
- Godkendelse fra forretningsansvarlig
- Rollback-mulighed
Trin 5: implementér i bølger
Foretag ændringer i bølger frem for på én gang. Start med lavrisiko-oprydning:
- Fjern licenser fra deaktiverede konti
- Fjern uudnyttede add-ons med bekræftet nulforbrug
- Ret åbenlyse tildelingsfejl
Gå derefter videre til rollebaserede ændringer. Kommunikér med de berørte brugere, og følg support-henvendelser efter hver bølge.
Sådan beregner du besparelsen
Besparelsens størrelse afhænger af jeres aftale, valuta og leverandørvilkår, men mønsteret er det samme fra virksomhed til virksomhed. Licenspriser ændrer sig uden varsel, så denne guide beskriver formen på hver besparelse frem for et konkret beløb. Brug metoden på jeres egen prisliste via Microsofts side for Microsoft 365-planer og priser.
Tidligere medarbejdere
Hver tidligere medarbejder med en fortsat aktiv licens er en ren, tilbagevendende udgift uden nogen modsvarende værdi. Gang antallet af tidligere medarbejdere med aktive licenser med den månedlige licenspris og med antal måneder til næste gennemgang, og summen er det spild, dette ene hul alene har skabt.
For høj E5-tildeling
Flytter I en bruger fra E5 til et lavere niveau, sparer I forskellen mellem de to priser, hver måned, så længe ændringen består. Gang den forskel med antallet af brugere, der ikke har brug for E5-funktionerne, og besparelsen vokser med gruppens størrelse. Beslutningen skal tage højde for konsekvenserne for sikkerhed og compliance, men gennemgangen er umagen værd.
Uudnyttede add-ons
En uudnyttet add-on koster sin fulde månedspris for absolut ingenting. Gang antallet af uudnyttede Power BI Pro-, Project-, Visio- eller Teams Phone-licenser med de respektive priser, og summen vokser hurtigt, når flere add-on-typer er i spil.
Pointen er ikke, at alle licenser skal nedgraderes. Pointen er, at en uforvaltet portefølje stille og roligt akkumulerer spild.
Licensmodeller og pakkenavne ændrer sig løbende. Oplysningerne her bygger på Microsofts dokumentation pr. 13. august 2026. Se Microsofts egen prisside for aktuelle priser.
Governance efter optimeringen
Et engangsreview hjælper, men besparelserne forsvinder, hvis de gamle vaner fortsætter. Etablér enkel governance omkring licensstyringen.
Nyttige kontroller inkluderer:
- Månedlig rapport over deaktiverede brugere med aktive licenser
- Kvartalsvis gennemgang af E5- og add-on-tildelinger
- Rollebaserede licensgrupper i Entra ID
- Godkendelsesproces for dyre add-ons
- Licensfjernelse som en fast del af offboarding-tjeklisten
- Årlig gennemgang før forhandling af fornyelser
Gruppebaseret licensering kan hjælpe, hvis grupperne vedligeholdes ordentligt. Dårligt vedligeholdte grupper flytter blot rodet til et andet lag.
Hvornår I ikke bør optimere aggressivt
Licensoptimering bør ikke svække sikkerheden eller forstyrre arbejdet. Vær forsigtige, når I gennemgår licenser knyttet til:
- Conditional Access
- Enhedsstyring med Intune
- Defender-produkter
- Compliance- og opbevaringskrav
- eDiscovery eller revisionsbehov
- Privilegeret administration
Den billigste licens er ikke altid den rigtige licens. Målet er at fjerne spild og samtidig bevare de kontroller, virksomheden har brug for.
Sådan ser et godt resultat ud
Efter et ordentligt review bør I kunne svare på disse spørgsmål:
- Hvilke brugergrupper har brug for hvilke licenser?
- Hvilke brugere har undtagelser, og hvorfor?
- Hvilke add-ons bruges aktivt?
- Hvilke licenser understøtter sikkerheds- eller compliance-kontroller?
- Hvad blev ændret, hvad sparede det, og hvem godkendte det?
- Hvornår er næste gennemgang?
Microsoft-licensering bliver aldrig helt enkel. Men den kan styres. Med et klart udgangspunkt, rollebaserede tildelinger og løbende gennemgang kan de fleste virksomheder reducere spild uden at reducere funktionalitet.
Book en strategisk samtale – vi gennemgår jeres Microsoft-licenser gratis og fortæller jer, om der er besparelsespotentiale, og hvad det handler om.